Structuur
Structuur, visualisatie en overzicht: de keywords voor het gebruiken van een Kanbanbord. Ik maak er gebruik van voor al mijn lopende projecten van klanten en het is een uitstekend hulpmiddel om te organiseren en te plannen. Je bent in staat om de hoeveelheid werk die uitgevoerd moet worden, visueel te maken. Het is eenvoudig om te gebruiken, het geeft duidelijkheid in ons werk (of privé leven). Verwachtingen, verplichtingen, verantwoordelijkheden, deadlines en taken. Visualiseer je werk!
Kanbanbord
Een Kanbanbord is ooit bedacht bij Toyota om snel aan alle werknemers te kunnen laten zien hoeveel werk er was gedaan, wat er nog moest gebeuren en waar aan gewerkt werd. Door een Kanbanbord te gebruiken werden de werkprocessen transparanter gemaakt, niet alleen voor de managers maar voor iedereen.
Helder
Door middel van een Kanbanbord kun je snel resultaat zien in de opdrachten, werkzaamheden of projecten die gedaan moeten worden. En als je niet helder hebt wat er nog allemaal moet gebeuren zal dit een grote werklast geven. Maar uiteraard ook de zaken die al afgehandeld zijn, zijn enorm belangrijk om in de juiste flow te blijven.
Hoe begin je een Kanbanbord?
Stap 1
Neem een groot stuk papier. Ben je veel onderweg? Gebruik dan een A4 notitieboek. Een notitieboek zonder lijntjes van Paperblanks is ideaal hiervoor. Bepaal je werkstromen die je graag wilt gebruiken (bijvoorbeeld voor een project of vakantie) en maak hiervoor kolommen op je vel papier of notitieboek. vanaf het begin tot dat het klaar is. De meest eenvoudige ‘werkstromen’ zijn:
- To do
- In progress
- Done
Stap 2
Bepaal jouw ‘To do’s’: schrijf alle grote en kleine taken op aparte Post-its. Geen dingen achterwege laten. Je zult later nieuwe acties toevoegen en verfijnen. Voeg deze Post-it plakkers toe aan het Kanbanbord. Op deze manier zal je een beter inzicht krijgen in jouw werkstromen en een Kanbanbord zal altijd blijven veranderen.
Stap 3
Bepaal jouw ‘Work in Progress Limiet’: de hoeveelheid werk die je in een keer aan kan. We hebben de neiging om dingen half te doen. Onze hersenen houden hier niet van. Dit is wat een Kanbanbord zo fijn maakt: jij bepaalt de juiste hoeveelheid werk met de optimale snelheid. Stel een willekeurig getal in het begin vast, laten we zeggen niet meer dan 5 dingen. Voeg dit nummer toe aan de ‘To do’ kolom.
Stap 4
Klaar om te beginnen! Verplaats na afgeronde acties de Post-its van de ene naar de andere kolom en voeg nieuwe acties toe. Na deze laatste stap blijf je prioriteiten stellen, verfijnen van je werkstromen en verkleinen.
Vond je dit interessant en wil je meer lezen over het Kanban systeem?
Lees dan ook: Overzicht in je actiepunten: gebruik het Kanban systeem.