Overzicht in je actiepunten: gebruik het Kanban systeem

Je hoofd zit vol. Er is veel gaande en je hebt veel zaken om rekening mee te houden. Nieuwe projecten op kantoor, je huishouding en het regelen van het weekendje weg met vrienden. Gelukkig ben je zo verstandig geweest om alles wat je moet doen op te schrijven. Dat geeft rust. Toch mist er wat. Net dat ene stukje wat je nog wat meer overzicht geeft. Vandaag een simpel systeem om je acties visueel te maken: het Kanban systeem.

Wat is het Kanban systeem?

Het kanban systeem blinkt uit in eenvoud. Desondanks kan het je veel inzichten geven. Het werd eind jaren 40 van de vorige eeuw door Toyota in gebruik genomen. Naast dat het je visueel een overzicht geeft wat je moet doen, waar je mee bezig bent en wat je al hebt afgerond helpt het je ook in het herkennen van knelpunten.

Hoe gebruik je het Kanban systeem?

Je gebruikt het door een groot vel, een pagina in je notitieboek, een whiteboard of bijvoorbeeld een lege muur op te delen in 3 kolommen. Per kolom heb je vervolgens de mogelijkheid om deze te vullen. Dit kan door te schrijven of door het gebruik van post-its.

– In de 1ste, linker kolom betreft alle acties die je nog wil doen. Bijvoorbeeld: Een begroting opstellen voor een lang weekend Madrid of Presentatie maken voor het management Team (MT).
– In de 2^e, middelste, kolom noteer je alle acties waar je mee bezig bent. Bijvoorbeeld programma opstellen voor het weekendje Madrid of input verzamelen voor MT presentatie.
– In de 3^e en tevens laatste kolom zet je de afgeronde acties. Dit kan datum plannen weekend Madrid zijn. Afdeling Communicatie enquête gestuurd voor input.

Waarom het Kanban systeem?

Zoals je in bovengenoemde voorbeelden kunt zien geeft het direct aan welke afhankelijkheden er binnen bepaalde acties zijn. Dit helpt je om prioriteiten te bepalen. Een offerte aanvragen voor een weekend Madrid heeft nog geen zin zolang je niet weet welke activiteiten je wil doen. Een begroting maken heeft ook nog geen zin als je nog niet hebt afgesproken binnen welk budget het moet passen. Je creëert nu voor jezelf duidelijkheid welke zaken als eerste gedaan moeten worden.
Indien je werkt met post-its kun je deze heel gemakkelijk verschuiven van de ene kolom naar de andere. Dus van de 2^e kolom ‘bezig’ naar de 3^e kolom ‘afgehandeld’. Dat maakt het systeem zeer gebruiksvriendelijk. Het maakt in je project ook meteen tastbaar wat je hebt gedaan. En dat vinden wij in ieder geval heel prettig om te weten.

Ook kun je een Kanban systeem gemakkelijk en op vele locaties binnen een handomdraai creëren. Dat betekent dus snel en slagvaardig te werk gaan.

Afbeelding: Jef Lasovski (Own work) [CC-BY-SA-3.0], via Wikimedia Commons