Van dagoverzicht naar overzicht in je dag

Van dagoverzicht naar overzicht in je dag

Onlangs zaten we in een fase waarin we ons afvroegen hoe effectief we nou eigenlijk zijn. Dit gevoel is geboren uit het feit dat we regelmatig van kantoor terugkwamen en naar elkaar uitspraken: ’wat hebben wij nou allemaal gedaan vandaag’? In een eerder artikel hebben wij ons deze vraag ook al een ’hardop’gesteld. Deze vraag kan vrijwel meteen gerelateerd worden aan de conclusie ’Volgens mij niet zoveel’. Als je ergens tussen de 8 a 9 uur op kantoor zit dan kan je toch niet zolang aanwezig zijn en niks voor elkaar hebben gekregen? Hierbij een aantal handvatten om eens te zien wat je daadwerkelijk doet. Maar ook vooral, hoe kan het efficiënter.

Breng je dag in kaart

De basis is simpel: Breng je dag in kaart. Neem daarvoor een exceldocumentje die je daar volledig aan wijdt of gebruik je notitieboek. Ben je vaak onderweg en/of in meetings dan zal laatstgenoemde de meest handige keuze zijn. Waarom is dit de basis? Indien je alles netjes bijhoudt creëer je voor jezelf een duidelijk overzicht waar jij je zo op de dag mee bezighoudt. Bepaal voor jezelf binnen welke tijdsperiode je alles op wil schrijven. Noteer het bijvoorbeeld elk half uur of neem elk heel uur tijd om even terug te blikken. Zolang je het maar eerlijk opschrijft wat je in dat tijdsbestek hebt gedaan. Een mailtje getypt, een paar powerpointslide hebt gemaakt of voornamelijk aan de wandel bent geweest.

Wat je gaat ontdekken valt te categoriseren in een drietal zaken: Je doet veel, het kan beter, je doet niks.

Je doet veel

Er kunnen een paar dingen gebeuren. Één daarvan is dat je erachter komt dat je heel erg veel doet. Niks aan het handje dus. Behalve dan dat je voor jezelf echt het gevoel hebt dat je een nuttige dag hebt gehad. Omdat we weten dat een zwaluw nog geen zomer maakt doe je er goed aan om minimaal een week in kaart te brengen. Een tweede week in kaart brengen is nog beter. Misschien begin jij je week voortvarend en heb je midden in de week een dipje. Als dat een inzicht is kun je daar op dat moment mee aan de slag.

Je kunt efficiënter werken

Een andere eye-opener kan zijn dat je op zich wel veel doet, maar dat het efficiënter kan. Zo is één van ons erachter gekomen dat mail een behoorlijke afleiding is. Eerder gaven we je al advies om de pop-up van nieuwe mail uit te zetten of om je mail in bepaalde tijdsvakken te lezen. Een ander advies wat we je willen meegeven is focus houden op een bepaalde taak. Dit betekent dat je alleen documenten op je bureau / op je computer open hebt staan die met die taak te maken hebben. De neiging om even door andere papieren heen te geen of de openstaande powerpoint te bekijken is nou eenmaal groot. Afleiding die je gemakkelijk uit de weg kunt gaan.

Je doet vrij weinig

Je komt erachter dat je daadwerkelijk weinig uitvoert. De oplossing hiervoor is simpel en effectief: geef jezelf een trap onder je kont. Jij bent aangenomen voor een bepaalde baan en beschaam dat vertrouwen niet. Daarnaast krijg je er ook nog eens voor betaald. Jij behoudt deze baan liever dan dat een ander jouw plaats inneemt toch?

Afbeelding: shutterstock.com Aleshyn Andrei

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.