Effectiever op kantoor: jouw not-to-do’s

Effectiever op kantoor: jouw not-to-do’s

In onze artikelen hebben we het regelmatig over to do lijstjes gehad. Hopelijk hebben we je geholpen om jouw tijd beter in te delen, je lijstjes efficiënter af te werken. De tegenhanger van to do is vanzelfsprekend not-to-do. Ook dit kan een fantastische hulp zijn. Waarom? Dat vertellen we graag.

Not-to-do’s als afleiders

Zoals de term al zegt is een not-to-do iets wat je niet zou moeten willen. Het leidt af, draagt niet bij aan efficiëntie of effectiviteit. Kortom: je hebt er voornamelijk last van. En waar je last van hebt kun je maar beter mijden. Deze not-to-do’s zijn bijvoorbeeld:

  • e-mail
  • vergaderingen

Toch ontkom je niet aan not-to-do’s. We gaan je dus niet vertellen om het helemaal niet te doen echter vertellen we je hoe je er mee om kunt gaan.

Effectiever op kantoor met E-mail

Wat wij een van de grootste afleiders vinden zijn e-mails. E-mail is de laatste jaren sterk gegroeid. Wij hebben bij bedrijven gewerkt waar een enorme e-mailcultuur heerst. Even bellen of langslopen bij iemand is er nauwelijks meer bij. En dat terwijl het je relatie met een collega alleen maar versterkt. Persoonlijk contact, wel in effectieve vorm, is veel prettiger dan je ’verschuilen’ achter je e-mail. Maar goed, terug naar de afleider. Tegenwoordig kom je niet onder e-mails uit. Er zijn echter wel zaken die je beter met e-mail om kunnen laten gaan. Het begint al met de pop-up die onderaan in je beeldscherm verschijnt zodra je nieuwe mail ontvangt. Wat je er ook van vindt, hij valt je altijd op en zorgt voor een split second aan afleiding. Onze tip is dan ook om deze pop-up uit te zetten.

Daarnaast lezen wij e-mails in bepaalde blokken. Een uur aan het eind van de ochtend en een uur aan het eind van de middag. Dit helpt ons in het focussen op taken die we willen aanpakken zonder dat we ons geneigd voelen om e-mails te gaan lezen. En wat als het dringend is horen we je zeggen? Dan is er altijd nog de mogelijkheid om te bellen of even langs te lopen.

Tip: Zet in je e-mail handtekening dat je in bepaalde blokken je e-mail leest. Zijn je collega’s gelijk op de hoogte.

Vergaderingen

Soms zijn ze handig, soms volstrekt nutteloos. Om hieruit de not-to-do te halen adviseren wij je altijd om kritisch naar de inhoud van een vergadering te kijken. Waar gaat het over? Wat wil de organisator eruit halen? En wat vooral heel belangrijk is: wat wordt er van jou verlangd en wat kan JIJ er uit halen? Bij twijfel bel je simpelweg de organisator of jij wel de aangewezen persoon bent om deel te nemen. Dit scheelt je aanzienlijk in tijd mocht je erachter komen dat de vergadering niet perse voor jou nuttig is. Ontbreekt de inhoud of de agenda? Vraag ook hier naar bij de organisator. Zo kun je je voorbereiden en er samen voor zorgen dat de vergadering efficiënt verloopt.

We zijn benieuwd of deze tips je gaan helpen. We horen je bevindingen graag.

Afbeelding: Anthonycz  123RF.com

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.