Wij hebben tot nu toe alleen maar bij bedrijven gewerkt waar een behoorlijke vergadercultuur heerst. Het ene overleg is nog niet afgelopen of je moet al hobbelen naar de volgende. Vaak heerst het gevoel bij ons dat we een groot deel van onze tijd verdoen. En dat gevoel is niet goed voor je energie level. Op basis van wat we zelf hebben meegemaakt en boeken die we door de jaren heen gelezen hebben zetten we in 5 punten uiteen hoe je een effectieve vergadering hebt.
Het is een open deur, maar het gebeurt te vaak om niet te benoemen: Vergader alleen indien het echt nodig is, zorg voor de juiste mensen aan tafel en nodig ook alleen mensen uit die een positieve, constructieve bijdrage kunnen leveren. Heb je deze checklist niet, dan zal je snel genoeg ervaren dat vergaderingen tijdvreters zijn.
1. Voorbereiding
Bedenk voor jezelf wat je uit de vergadering wil halen. Zijn er actiepunten die verdeeld moeten worden of wil je een open brainstorm houden om ideeën voor een project te genereren
2. Start van de vergadering
Ben je de voorzitter / organisator? Stel van te voren een duidelijke agenda op. met een agenda is het voor elke deelnemer duidelijk welke onderwerpen besproken worden en structureert je vergadering
3. Tijdens de vergadering
Om niet te verzanden in ellelange discussies kun je overwegen om iedereen een bepaalde spreektijd te geven. Elke deelnemer mag in 2 minuten zijn of haar ideeën uitdragen. Vervolgens bediscussieer je in vastgestelde tijd (bijvoorbeeld 5 minuten) de voors-en tegens van elk idee. Bijkomend voordeel hiervan in dat iedereen spreektijd krijgt en de ‘stillen ‘ onder ons ook de mogelijkheid krijgen om ideeën te opperen
4. Noteer
Het vastleggen van hetgeen besproken is van essentieel belang. Voordat je een besluit of actiepunt opschrijft bespreek je deze in de groep. Zo wordt deze door iedereen gedragen en voorkom je discussie op een later moment
5. Afsluiting
Een vergadering af sluiten moet niet al te lastig zijn. Iedereen heeft namelijk al de mogelijkheid gehad om zijn of haar zegje te doen. Open punten kunnen er altijd zijn. Zorg dat elke deelnemer nog de kans krijgt om een laatste vraag te stellen of een laatste toevoeging te doen. Zodra een ieder weer de eigen weg gaat stuur je de notulen en/of actielijst aan elke deelnemer toe met de daarbij behorende tijdsplanning. Zo hou je grip!
Zodra je je aan deze 5 punten houdt zal je zien dat vergaderen een stuk effectiever wordt. Daarmee hou je tijd over voor andere dingen!
Afbeelding: Milan Markovic 123RF.com
Wat zijn jouw effectieve vergaderen tips? Zet ze hieronder in de comments.
