E-mailen is een onderdeel van ons leven. Privé, en zeker ook zakelijk zijn we voortdurend met e-mailen bezig. E-mails kunnen ook veel stress opleveren, omdat de stroom oneindig lijkt. Maar ook omdat ze zonder dat je het door hebt heel veel tijd in beslag nemen. Mails lezen, begrijpen, beantwoorden. Ook kunnen mails je uit je concentratie halen. Zeker als je elke keer een pop-up melding krijgt bij een nieuwe mail.
1. Check je mail 2 keer per dag
Zet niet alleen je pop-up uit, maar zet zelfs heel je mail uit. Geen afleiding hiervan. Pak daarentegen een uurtje aan het eind van de ochtend en een uurtje aan het eind van de middag. In dat uurtje kun je dan volledig gefocust en veel effectiever je mail wegwerken.
2. Maak een cc mapje
Sta je in de cc? Dan is een mail voor jou bijna altijd bedoeld om je te informeren. Een actiepunt zal hier voor jou niet in staan. Een cc mapje maak je eenvoudig aan. Ook een regel instellen om ervoor te zorgen dat mail waar jij in de cc staat meteen in je cc mapje te laten bezorgen is zo aangemaakt (via Google vind je eenvoudig hoe je dit kunt doen).
3. Stop met de meeste nieuwsbrieven
Nieuwsbrieven kunnen je veel brengen. Zo ook veel onzin. Kijk eens kritisch naar alle nieuwsbrieven die je ontvangt en bepaal welke je echt leest. Voor nieuwsbrieven waar je minder in geïnteresseerd bent schrijf je jezelf uit. Of creëer ook hiervoor ook een apart mapje.
4. Schrijf korte mails
Dit is voor alle partijen een verademing. Het kost jou niet veel tijd om een korte mail te schrijven en het kost je lezer niet veel tijd om een mail te lezen. De stelregel is dat je een mail moet kunnen typen in 3 tot maximaal 5 regels. Kort genoeg voor een ieder om te lezen. Lang genoeg om je boodschap duidelijk te maken.
5. Creëer een template
Merk je dat je regelmatig een zelfde soort mails schrijft? Ontwikkel voor jezelf een paar templates. Bewaar deze in je draft mail of leg deze vast in je handtekening template. Over een basis opzet hoef je niet meer na te denken. Template erbij halen, invullen en versturen maar.
6. Loop langs
Langs lopen bij mensen of even de telefoon pakken heeft meerdere voordelen. Naast dat het voorkomt dat je in ellenlange mailwisselingen verzand raakt heeft 1-op-1 contact een bijkomend effect. Mensen waarderen dit 1-op-1 contact. Het geeft aan dat je interesse hebt in iemand of dat je de moeite neemt om iemand op te zoeken. Deze investering zou zich in een later stadium zomaar kunnen terugbetalen op het moment dat jij met bijvoorbeeld een spoedaanvraag zit.
Weet jij al wat je met de tijd gaat doen die je overhoudt nadat je bovenstaande tips hebt toegepast?
Afbeelding:designsoliman / 123RF Stockfoto